Hausmeisterservice: Kosten, Leistungen und was umlagefähig ist

Kaum eine Position in der Betriebskostenabrechnung wird so oft angegriffen wie die des Hauswarts — und meistens zu Recht. Nicht, weil zu teuer gearbeitet worden wäre, sondern weil auf der Rechnung Leistungen stehen, die dort nicht stehen dürfen. Wer die Trennlinie kennt, bevor der Vertrag geschlossen wird, spart sich die Korrektur zwei Jahre später.

Stundensatz oder Objektpauschale

Der Stundensatz passt, wenn der Bedarf schwankt oder ein Objekt neu übernommen wird und noch niemand weiß, wie viel Zeit es frisst. Sie zahlen, was anfällt. Der Nachteil liegt auf der Hand: Die Jahreskosten sind offen, und jede Abrechnung braucht einen Nachweis über jede einzelne Stunde. Für eine Betriebskostenabrechnung ist das aufwendig, aber machbar.

Die Objektpauschale nennt einen festen Betrag je Monat für einen definierten Leistungskatalog. Sie ist planbar, sie lässt sich in den Wirtschaftsplan schreiben, und sie zwingt beide Seiten dazu, vorher festzuhalten, was eigentlich geschuldet ist. Genau das ist ihr eigentlicher Wert: Eine Pauschale ohne Leistungsverzeichnis ist wertlos, eine Pauschale mit Leistungsverzeichnis ist das saubere Instrument.

In der Praxis bewährt sich die Kombination — Pauschale für den festen Rhythmus, Stundensatz für alles, was darüber hinausgeht, mit einer vereinbarten Betragsgrenze, bis zu der ohne Rückfrage gehandelt werden darf.

Was den Zeitbedarf bestimmt

• Zahl der Wohneinheiten und der Aufgänge, nicht die Quadratmeter des Grundstücks
• Ausstattung: Aufzug, Tiefgarage, Heizzentrale, Spielplatz, Waschküche, Fahrradkeller
• Müllsituation: Standplatz mit Tonnenwechsel und Nachsortierung ist ein eigener, wiederkehrender Posten
• Außenanlagen: ob Grünpflege und Winterdienst im selben Vertrag liegen, ändert die Tourenplanung erheblich
• Fluktuation: viele Mieterwechsel bedeuten viele Übergaben, Zählerstände und Schlüsselvorgänge — Achtung, das ist genau der Teil, der später nicht umlagefähig ist
• Erreichbarkeit: ein Objekt am Rand der Tour kostet Fahrzeit, die irgendwo bezahlt werden muss

Welche Aufgabe in welchem Rhythmus

Ein Leistungsverzeichnis, das trägt, ordnet jede Aufgabe einem Takt zu:

• Wöchentlich: Sicht- und Funktionskontrolle von Beleuchtung, Türen und Schließanlage; Kontrolle der Flucht- und Rettungswege auf abgestellte Gegenstände; Müllstandplatz; Sichtkontrolle der Außenanlagen
• Rund um den Abfuhrtag: Tonnen raus und rein, Nachsortierung offensichtlicher Fehlwürfe
• Monatlich: Kontrollgang Keller, Dachboden und Technikräume; Prüfung der Entwässerung und Sinkkästen; Kontrolle von Handläufen und Geländern
• Halbjährlich: Rauch- und Wasserabläufe, Lichtschächte, Außentreppen, Winter- und Sommervorbereitung der Außenanlagen
• Jährlich: Begehung mit Mängelliste und Foto, Abgleich mit der Prüfliste der Verwaltung
• Anlassbezogen: Kleinreparaturen bis zur vereinbarten Betragsgrenze, Beauftragung von Fachfirmen darüber

Der Rhythmus ist keine Formsache. Die Verkehrssicherungspflicht für Gemeinschaftsflächen wird nicht durch guten Willen erfüllt, sondern durch nachweisbare, regelmäßige Kontrolle. Ein Mangel, der nirgendwo dokumentiert ist, wird im Streitfall behandelt, als hätte ihn niemand bemerkt.

Umlagefähig: § 2 Nr. 14 BetrKV

§ 2 Nr. 14 BetrKV zählt zu den Betriebskosten die Vergütung des Hauswarts, seine Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen — soweit sie nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Verwaltung betreffen. Dieser Halbsatz ist der ganze Streitpunkt.

Umlagefähig sind die wiederkehrenden Betreuungsleistungen: Kontrollgänge, Überwachung der Hausordnung, Bedienung und Sichtprüfung gemeinschaftlicher Einrichtungen, Müllstandplatz, kleinere Pflegearbeiten. Voraussetzung ist wie immer, dass die Umlage von Betriebskosten im Mietvertrag vereinbart ist.

Nicht umlagefähig — und warum das kein Detail ist

Instandhaltung und Instandsetzung. Sobald etwas repariert, ersetzt oder erneuert wird, ist es keine Betriebskostenposition mehr. Der Austausch eines defekten Türschließers gehört dorthin, die wöchentliche Prüfung, ob er schließt, nicht.

Verwaltung. Mieterkommunikation, Wohnungsübergaben, Schlüsselverwaltung, Zählerablesungen, Terminkoordination mit Handwerkern — all das sind Verwaltungskosten. In der Praxis wird der nicht umlagefähige Anteil häufig mit 20 bis 30 Prozent angesetzt.

Die Notdienstpauschale. Der Bundesgerichtshof hat am 18. Dezember 2019 (VIII ZR 62/19) entschieden, dass eine an den Hausmeister gezahlte Pauschale für die Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten — Stromausfall, Rohrbruch, Heizungsstörung — keine Betriebskosten sind, sondern Verwaltungskosten. Begründung: Es geht dabei nicht um allgemeine Kontroll- und Überwachungstätigkeit, sondern um eine Bereitschaft, die während der Geschäftszeiten Aufgabe der Verwaltung wäre. Diese Position trägt der Eigentümer.

Drei Streitfälle, die sich vermeiden lassen

1. Der pauschale Abzug. Ein Vermieter, der einfach "abzüglich 25 % nicht umlagefähig" schreibt, verliert oft. Die Rechtsprechung verlangt einen nachvollziehbaren Abzug, der sich aus den Unterlagen rechnen lässt (vgl. BGH VIII ZR 27/07). Wer das nicht leisten kann, hat die Position unter Umständen gar nicht wirksam umgelegt. Der einfachste Ausweg liegt beim Dienstleister: Wenn die Rechnung die Arbeiten von vornherein getrennt ausweist, gibt es nichts zu schätzen.

2. Die Doppelabrechnung. Steht die Treppenhausreinigung im Hausmeistervertrag und zusätzlich in der Reinigungsposition, zahlt der Mieter zweimal — und die gesamte Abrechnung wird angreifbar. Reinigung nach § 2 Nr. 9 BetrKV und Hauswart nach § 2 Nr. 14 BetrKV gehören auf getrennte Positionen. Wie die Reinigungsseite sauber kalkuliert und abgerechnet wird, steht im Ratgeber zur Treppenhausreinigung und ihrer Umlage.

3. Die Sammelrechnung über mehrere Liegenschaften. In der Wohnungseigentümergemeinschaft gilt der Verteilungsschlüssel aus Teilungserklärung oder Beschluss (§ 16 WEG); vermietende Eigentümer geben ihren Anteil über die Betriebskostenabrechnung weiter. Dafür brauchen sie eine Abrechnung je Objekt. Eine Rechnung über fünf Häuser mit einer Summe ist im Zweifel nicht aufteilbar.

Vertretung: die Frage, die vor der Unterschrift gestellt gehört

Ein Hausmeister wird krank, macht Urlaub und kündigt irgendwann. Der Vertrag sollte deshalb benennen, wer in diesem Fall übernimmt, in welcher Frist, und wie die Vertretung Zugang zu Schlüsseln und Objektwissen bekommt. Bei uns übernimmt ein Kollege aus demselben festangestellten Team; Schlüssel und Codekarten werden einzeln quittiert und in einer fortgeschriebenen Liste geführt, damit nachvollziehbar bleibt, wer wann welchen Schlüssel hatte. Geht doch einmal etwas verloren, ist der Schaden über unsere Betriebshaftpflicht bis 100.000 Euro gedeckt — bei einer größeren Schließanlage ist das kein theoretischer Betrag.

Checkliste für die Ausschreibung

• Leistungsverzeichnis mit Aufgabe und Rhythmus, nicht nur mit Aufgabenliste
• Betragsgrenze für Kleinreparaturen, ab der vorher ein Angebot kommt
• Getrennte Ausweisung von Betreuung, Reinigung, Grünpflege und Winterdienst auf der Rechnung
• Getrennte Ausweisung der nicht umlagefähigen Anteile (Instandhaltung, Verwaltung) — ohne dass Sie schätzen müssen
• Keine Notdienstpauschale in der Betriebskostenposition
• Vertretungsregelung mit Frist
• Protokoll je Rundgang mit Datum, Uhrzeit, Befund und erledigten Arbeiten
• Zählerstände mit Foto dokumentiert
• Betriebshaftpflicht mit Deckung für Schlüssel- und Schließanlagenschäden
• Abrechnung je Liegenschaft, nicht als Sammelposten
• Umgang mit jährlichen Tarifsteigerungen

So arbeiten wir

Wir begehen das Objekt kostenlos, schreiben das Leistungsverzeichnis mit Rhythmus je Aufgabe und nennen danach einen Festpreis je Objekt. Umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen stehen getrennt auf der Rechnung, damit Sie in der Betriebskostenabrechnung nichts herausrechnen müssen. Jeder Rundgang endet mit einem Protokoll — Datum, Uhrzeit, Befund, erledigte Arbeiten —, auf Wunsch digital im Kundenportal und in einer Form, die Sie unverändert an Beirat, Eigentümerversammlung oder Versicherer weitergeben können. Auf Anfragen antworten wir innerhalb von 24 Stunden.

Mehr zum Leistungsumfang auf der Seite zum Hausmeisterservice, zur laufenden Objektbetreuung in Karlsruhe und speziell für Hausverwaltungen. Für ein konkretes Angebot: kostenlose Begehung vereinbaren.

*Stand: September 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung; maßgeblich sind Mietvertrag, Teilungserklärung und die aktuelle Rechtslage.*