Sauber dokumentiert – von der Anfrage bis zur Rechnung
Wir entwickeln unsere Verwaltungssoftware selbst. Weil Standardsoftware für Gebäudedienstleister genau die Punkte nicht abbildet, auf die es bei Ausschreibungen und Prüfungen ankommt.
In der Gebäudereinigung entscheidet nicht nur, wie sauber es wird – sondern auch, ob sich hinterher nachvollziehen lässt, wer wann was gemacht hat. Genau daran scheitern viele Dienstleister: Zettel, Tabellen und drei Programme, die nicht miteinander sprechen.
Deshalb bauen wir unser System selbst – zugeschnitten auf die Anforderungen, die Auftraggeber, Steuerberater und Prüfer an einen Gebäudedienstleister stellen.
Fünf Dinge, die wir anders machen
Partnerbetriebe sind keine Mitarbeiter
Wer Subunternehmer einsetzt, riskiert den Vorwurf der Scheinselbständigkeit – und als Auftraggeber haften Sie mit. In unserem System ist die Trennung technisch erzwungen: Partnerbetriebe erhalten Anfragen, die sie annehmen oder ablehnen können. Sie werden nicht in Dienstpläne eingeteilt, und es werden für sie keine Arbeitszeiten erfasst.
Belege lassen sich nicht nachträglich ändern
Sobald eine Rechnung ihre Nummer erhält, ist sie unveränderbar – so verlangen es die GoBD. Korrekturen laufen bei uns über Storno und Gutschrift, niemals durch Überschreiben. Das ist keine Hausregel, sondern in der Datenbank festgelegt.
Ihre Daten bleiben in Deutschland
Belege liegen in einem Archiv bei einem deutschen Anbieter, mit elf Jahren Aufbewahrung. Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet – DSGVO-konform, ohne Umweg über Drittländer.
Jeder Preis wird gerechnet, nicht geschätzt
Wir arbeiten nicht mit Preislisten von der Stange. Jedes Objekt ist anders, deshalb wird jeder Auftrag einzeln kalkuliert. Was Sie im Angebot lesen, ist für Ihr Objekt gerechnet – nicht aus einer Tabelle übernommen.
Eine lückenlose Kette
Anfrage, Einsatz, Leistungsnachweis und Rechnung hängen zusammen – in einem System statt in Zetteln, Tabellen und getrennten Programmen. Dadurch lässt sich zu jedem Auftrag nachvollziehen, was wann von wem gemacht wurde.
Ihre Haftung als Auftraggeber
Wer einen Dienstleister beauftragt, der mit Subunternehmern arbeitet, kann mit in die Verantwortung geraten – Stichwort Scheinselbständigkeit und Arbeitnehmerüberlassung. Bei einer Prüfung durch Zoll oder Rentenversicherung zählt am Ende nicht, was auf dem Papier steht, sondern wie tatsächlich gearbeitet wurde.
Der Großteil unserer Einsätze wird von festen, eigenen Mitarbeitern erbracht. Wo wir Partnerbetriebe einsetzen, ist die Trennung in unserem System nicht nur vorgeschrieben, sondern technisch erzwungen – sie lässt sich gar nicht aufweichen.
Eigene Mitarbeiter
- werden eingeteilt (Dienstplan)
- Arbeitszeit wird erfasst
- erhalten Weisungen von uns
- erhalten Lohn von uns
Partnerbetriebe
- erhalten eine Anfrage, die sie annehmen oder ablehnen können
- es wird der Leistungsfortschritt erfasst, keine Arbeitszeit
- erhalten ein vereinbartes Ergebnis, keine Weisungen
- stellen uns eine Rechnung
Ein Partnerbetrieb lässt sich in unserem System nicht in einen Dienstplan einteilen – diesen Weg gibt es schlicht nicht. Für Partnerbetriebe werden auch keine Arbeitszeiten gespeichert.
Vier Schritte, ein Vorgang
Anfrage
Ihr Anliegen wird als Auftrag erfasst – mit Objekt, Umfang und Ansprechpartner.
Einsatz
Der Termin wird geplant und einem festen Team zugeordnet.
Leistungsnachweis
Was vor Ort gemacht wurde, wird dokumentiert und freigegeben.
Rechnung
Die Abrechnung entsteht aus dem Nachweis – nicht aus dem Gedächtnis.
Wir bauen unser System schrittweise weiter aus – einzelne Bereiche befinden sich noch im Aufbau.
Fragen zu unserer Arbeitsweise?
Wir zeigen Ihnen gerne, wie wir Aufträge dokumentieren und abrechnen – kostenlos und unverbindlich.